Zeitfresser Einkauf – oder die falsche Freizeit des Gastronomen

Weshalb fährt der Gastronom in seinen freien Stunden in den C&C-Markt? Hat er keine Familie? Hat er Angst davor, nicht mehr damit prahlen zu können, fast 100 Stunden in der Woche zu arbeiten?

Eine Branche wie die Gastronomie, verträgt keine Abwesenheit des Chefs. Jede Stunde, die das Personal nicht korrekt angewiesen und dessen Tätigkeiten nicht akribisch kontrolliert werden, kostet den Unternehmer erfahrungsgemäß sehr viel Geld:

• Wertverlust durch direkten Diebstahl von Ware
• Bargeldverlust durch Falsch- oder Nichtbonierung von Verkäufen
• Bussgeld durch unzureichendes Ausfüllen der Hygiene-Listen
• Umsatzsteuerschätzungen wegen unstimmiger Wareneinsätze
• Einkommensteuernachzahlung wegen hinterzogener Umsätze
• Zinsen auf nachbezahlte Steuern
• Strafe wegen Steuerhinterziehung
• Steuerberatungs- und Anwaltkosten wegen dieser Gesetzesübertretungen
• Überstundenzuschläge wegen Überschreitung der Arbeitszeiten aufgrund zu geringer Effizienz während der vorgesehenen Arbeitszeiten
• Bussgeld wegen Nichteinhaltung der Arbeitszeiten wegen Nacharbeiten aufgrund nicht ausgeführter Tätigkeiten
• Mehrkosten beim Steuerbüro wegen häufiger Mitarbeiterwechsel, weil die Stimmung im Team während Abwesenheit nicht richtig gesteuert wurde
• Gäste- und Umsatzverlust wegen mangelhafter Mitarbeiter-Reaktion nach Gastbeschwerde
• Vorsteuerverlust wegen falsch boniertem Ausser-Haus-Verkauf
• entgangene Umsätze, weil keine permanente Gastbetreuung erfolgt
• Imageverlust durch rauchende Mitarbeiter am Kücheneingang
• Warenverlust durch falsche Portionierungen
• Wareneinsatzerhöhung wegen weggeworfener Fehlproduktion
• Verlangsamung der Lagerumschlagsgeschwindigkeit wegen zu hoher Wareneinsatzquote
• . . .

Hoher Unternehmens-Gewinn muß gut vorbereitet sein. Die Haupttätigkeiten der teuersten Führungskraft im Betrieb sind darauf auszurichten, dass der maximal am Standort mit dem festgelegten Konzept erreichbare Gewinn so wenig wie möglich geschmälert wird!

Das erfordert klare Prioritäten. Der Zeitaufwand für den Wareneinkauf ist durch gute Einkaufsorganisation auf das erforderliche Mindestmaß zu minimieren, um maximale Führungszeit zur Gewinnerhöhung einsetzen zu können. Und das geht am Beispiel eines effizient arbeitenden Unternehmers so:

1. Speisenauswahl so kombinieren, dass so wenig wie möglich Rohstoffe im Betrieb erforderlich sind
2. Gerichte mit Rohstoffen, die nicht täglich verwendet werden, zeitnah von der Karte nehmen
3. exakte Qualitäts-Definition aller Rohstoffe und kompletter Verzicht auf alternative Sonderangebote beim Einkauf
4. jährliche Festpreisverhandlung mit Lieferanten für diese Rohstoffe
5. alle Speisen akribisch rezeptieren mit allen gemessenen Quell- und Schwundfaktoren, Garreihenfolgen, Zeitvorgaben, benötige Rohstoffmengen pro Endgewicht, Einkaufspreise, Zusatzstoffauflistung, Allergenauflistung
6. echte Wareneinsatz-Berechnung auch der unnötigen Sonderangebote erstellen
7. korrekte Kalkulation (Verkaufspreis, Umsatzsteuer, Wareneinsatz erstellen und Ertrag sowie Wareneinsatzquote absolut (in €) als auch relativ (in %) berechnen (nicht wie üblich Vollkostenrechnungen o.ä.)
8. verbindliche Anrichtevorgabe mit Foto erstellen
9. Zwang zum Wiegen anstatt zum Abschmecken
10. alle Rezepte mit Anrichtevorgabe am Arbeitsplatz und am Übergabepunkt zum Service für jeden Mitarbeiter einsehbar veröffentlichen
11. Chef-Arbeitsliste erstellen, deren tägliche Abarbeitung dokumentiert wird
12. Vertreter bestimmen, der in der Lage ist, die Chef-Arbeitsliste zuverlässig abzuarbeiten

Klingt aufwändig, ist es aber nicht, wenn man gastronomisch gut ausgebildet und erfahren ist. Der gesamte einmalige Zeitaufwand für eine solche Systematik beträgt dann ca. 60 Stunden je nach Qualifikation des Unternehmers.

Bei einem jährlichen Kartenwechsel sowie 4 wiederkehrenden Aktionswochen beträgt der jährliche Folgeaufwand ca. 10 Stunden.

Das entspricht ca. 3 bis 5 mal in den C&C-Markt fahren. Was übrigens entfällt, weil man die meisten Rohstoffe vom richtigen Großhändler zum Festpreis günstiger frei Haus geliefert bekommt.

Die von uns beratenen Gastronomen haben ihre

• hochpreisigen Convenience-Produkte eliminert
• Qualität der Speisen deutlich verbessert
• Wareneinsätze von meist 32% bis 36% auf durchschnittlich 25% gesenkt
• Umsätze um ca. 15% bis 50% gesteigert
• Personalaufwendungen um ca. 10% im Service und um ca. 20% bis 50% in der Küche reduziert

Die Folgen:

• die Gäste sprechen das Personal und den Chef aktiv auf den auffällig guten Geschmack der hausgemachten Speisen an
• der Chef flüchtet nicht mehr zum Einkaufen
• Küche und Service haben die gleiche Erwartungshaltung an die Zubereitung, den Zeitaufwand und die Optik der Speisen
• es gibt doch ein Familienleben für den Gastronomen.